Tulisan ke - 6

Actuating Dalam Manajemen

            A.    Definisi Actuating

Fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry (Disingkat POAC) dalam Mulyono (2008:23), yaitu “planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan),controlling (pengendalian)”. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa, “Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.” Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar. Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis. 

B.     Pentingnya Actuating

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

Sumber :

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Kadarman, A.M. et.al. 1996. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta, Gramedia.

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media. 

Tulisan ke - 5

Pengorganisasian Struktur Manajemen

D. Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan.

1.      Struktur Fungsional

 Jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif.

Manfaat struktur fungsional :

       -          Struktur ini paling sesuai untuk lingkungan yang stabil.

       -          Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.

       -          Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.

       -          Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.

       -          Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.

2.      Struktur Divisional

Struktur divisional (divisional structure) atau struktur desentralisasi (decentralized structure) umumnya dibutuhkan untuk memotivasi karyawan, mengendalikan operasi, dan meraih kesuksesan dalam bersaing di lokasi majemuk. Struktur divisional memiliki beberapa keuntungan atau manfaat yaitu :

      A.    Akuntabilitas menjadi jelas sehingga manajer divisional dapat diminta tanggung jawab atas penjualan dan tingkat keuntungan.

      B.     Menciptakan peluang pengembangan karier bagi manajer, memungkinkan kontrol lokal dari suatu situasi, mengarahkan organisasi pada iklim kompetisi, dan memungkinkan bisnis dan produk baru ditambahkan dengan mudah.  

      C.     Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.

      D.    Penanggung jawab produk jelas.

      E.     Koordinasi antar fungsi baik.

      F.      Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.

      G.    Sesuai untuk organisasi berukuran besar.

      H.    Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak produk.

E. Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

Kerugian dari struktur fungsional adalah :

      1.      Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.

      2.      Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.

      3.      Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik.

      4.      Inovasi terbatas

      5.      Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.

Kerugian dari struktur divisional adalah :

      1.      Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis

      2.      Koordinasi antar produk sulit

      3.      Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.

      4.      Integritasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.

Sumber :

Kadarman, A.M. et.al. 1996. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta, Gramedia

Handoko, T. Hani (2003), Manajemen.  Edisi Kedua.  Cetakan Kedelapanbelas. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Wiludjeng, SP Sri. (2007). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Tulisan ke-4

Pengorganisasian Struktur Manajemen

      A.    Definisi Pengorganisasian (Organizing)

Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan, yakni istilah “organization” sebagai kata benda dan “organizing” (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.

Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, sebagai salah satu dari fungsi manajemen.

Menurut Drs. M. Manullang Organisasi dalam arti dinamis disebut pengorganisasian, dan dalam arti statis disebut organisasi.

Menurut Stoner: Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

Pengertian Organisasi Secara Umum

Organisasi merupakan sekumpulan atau sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan untuk bekerjasama dengan pembagian atau alokasi tugas dan tanggung jawab tertentu dalam system koordinasi, kooperatif, dorongan-dorongan, dan pengaturan guna memudahkan pencapaian beberapa tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Pengorganisasian

Menurut G. R Terry: pengorganisasian berasal dari kata organism (organisme) yang merupakan sebuah eititas dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan.

Menurut Siagian (1983): Pengorganisasianadalah keseluruhan pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tugas,kewenangan dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatuorganisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kegiatan kesatuan yang telah ditetapkan.

Menurut Drs.H. Malayu S. P. Hasibuan: adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang - orang pada setiap aktifitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas-aktifitas tersebut.

Menurut T. Hani handoko : sesuatu yang digambarkan sebagai sesuatu yang tersentralisasi dan berisi tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan.

Dalam kamus lengkap bahasa indonesia: Pengorganisasian adalah merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur.

 Pengertian Pengorganisasi Secara Umum

 Pengorganisasian adalah langkah untuk merancang struktur formal, menetapkan, menggolongkan dan mengatur bebagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan efisien.

     B.     Definisi Struktur Organisasi

Seperti kita ketahui bersama, semakin besar suatu organisasi, semakin banyak pula jumlah personil atau tenaga kerja manusia yang dibutuhkan, serta semakin banyak pula jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan. Demikian pula sebaliknya, semakin kecil organisasi, semakin kecil tenaga manusia yang dibutuhkan dan semakin sedikit jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan. Kelangsungan hidup sebuah organisasi sebenarnya berkaitan erat dengan proses perilaku manusianya yang dapat memperkuat roh atau jiwa bagi kedinamisan sebuah struktur organisasi. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-unit dalam sebuah organisasi. Menurut pandangan Gibson, kita dapat melihat struktur organisasi sebagai : a) bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis. b) hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang besifat dinamis.

Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi kepada seluruh manusia yang menjadi anggotanya untuk mengetahui kegiatan atau pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab kepada siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan organisasi dapat terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kejelasan gambaran struktur organisasi akan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mendistribusikan jabatan kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan hasil guna dapat terwujud.

Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :

      1.      Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan  atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.

      2.      Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.

      3.      Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

      4.      Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.

Pola dasar struktur organisasi sebaiknya tersusun relative permanen, artinya tidak perlu selamanya mengalami perubahan. Dalam aktivitas yang dilakukan harus ada jaminan fleksibilitas, artinya aktivitas itu senantiasa dapat diperluas jangkauannya, namun pola dasar struktur organisasi tidak perlu mengalami perubahan. Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur organisasi adalah manusia yang memiliki kompentensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagian-bagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut. Penggolongan aktivitas dalam struktur dapat kita bagi menjadi empat unsure : a) unsur pimpinan b) unsur pembantu pimpinan c) unsur pelakasana tugas pokok d) unsur pelaksana tugas-tugas fungsional.

 Struktur Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja dan aktivitas, wewenang serta tanggungjawab, maka bentuk-bentuk organisasi dibedakan sebagai berikut

1.      Struktur Organisasi Lini

Organisasi bentuk garis di ciptakan oleh Henry Fayol. Pada struktur organisasi ini, wewenang dari atasan disalurkan secara vertikal kepada bawahan. Begitu juga sebaliknya, pertanggungjawaban dari bawahan secara langsung di tujukan kepada ataan yang memberi perintah. Umumnya organisasi yang memakai struktur ini adalah organisasi yang masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan spesialisasi kerjanya masih sederhana.

Ciri-Ciri:

Kesatuan perintah terjamin, pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan, organisasi tergantung pada satu pimpinan.

2.      Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.

Ciri-Ciri struktur organisasi fungsional :

-          Tidak menjamin adanya kesatuan perintah

-          Keahlian para pengawas dan pegawai berkembang menuju spesialisasi

-           Penghematan waktu dapat dilakukan karena mengerjakan pekerjaan yang sama

3.      Struktur Oranisasi Garis dan Staf

Struktur organisasi ini merupakan struktur organisasi gabungan yang di kembangkan oleh Harrington Emerson. Struktur ini umumnya di gunakan oleh organisasi yang besar, daerah kerja luas, bidang tugas yang beraneka ragam dan jumlah bawahan yang banyak sehingga pimpinan tidak bisa bekerja sendiri, melainkan memerlukan bantuan staf. Staf adalorang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasihat dan saran kepada pimpinan dalam organisasi tersebut.

4.      Struktur Organisasi Fungsional dan Staf

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari bermacam-macam struktur organisasi.dengan memakai sistem gabungan ini  di mungkinkan memilih, yang menguntungkan di pakai yang merugikan di tinggalkan.

Struktur Organisasi Di Buat Dengan Maksud :

Memperlihatkan pola hubungan antara anggota organisasi dan sarana yang dimiliki agar setiap anggota organisasi mengerti dengan jelas tugasnya, kewajiban, hak dan tanggung jawab.

     C.    Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen

Pengorganisasian merupakan sebuah aktivitas penataan sumber daya manusia yang tepat dan bermanfaat bagi manajemen, dan menghasilkan penataan dari karyawan. Hal pokok yang perlu diperhatikan dari pengorganisasian :

1.      Menentukan arah dan sasaran satuan organisasi,

2.      Menganalisa beban kerja masing – masing satuan organisasi.

3.      Membuat job description ( uraian pekerjaan).

4.      Menentukan seseorang atau karyawan yang berdasarkan atas pertimbangan arah dan sasaran, beban kerja, dan urian kerja dari masing – masing satuan organisasi.

Salah satu fungsi manajemen adalah mengetahui pengorganisasian yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi,baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainnya suatu tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemendalam setiap organisasi.Fungsi manajemen lainnya yaitu pengorganisasian,yang sama pula pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dalam pengorganisasian seluruh sumber (resources) baik berupa manusia maupun yang nonmanusia harus diatur dan paduakan sedemikian rupa untuk berjalannnya suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya. Pemahaman tentang pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen,akan memberikan kejelasan bahwa proses pengaturan di dalam organisasi tidak akan selesai,tanpa diikuti oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada di dalam organisasi tersebut,agar secara terus-menerus dapat menjalankan kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sumber :

Kadarman, A.M. et.al. 1996. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta, Gramedia

Handoko, T. Hani (2003), Manajemen.  Edisi Kedua.  Cetakan Kedelapanbelas. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Wiludjeng, SP Sri. (2007). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Munandar, ashar sunyoto, (2001), Psikologi Industri dan Organisasi, Jakarta : Universitas Indonesia Pres.