Tulisan ke - 9

Mengendalikan Fungsi Manajemen

     A.    Tipe-tipe Kontrol

     Ada tiga tipe pengawasan atau pengendalian, yaitu :

      1.   Pengawasan atau pengendalian pendahuluan

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau  tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.

      2.      Pengawasan atau pengendalian yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui
dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

      3.      Pengawasan atau pengendalian  umpan balik.

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain:

1.       Penetapan standard kegiatan.

2.       Penentuan pengukuran kegiatan.

3.       Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata.

4.      Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.

5.      Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu.

Permasalahan yang dihadapi oleh eksekutif dalam pengawasan karena harus
melakukan koordinasi terhadap tiga komunikasi, koordinasi, dan kerjasama
sangatlah vital, sehingga diperlukan sekali perhatian terhadap masa1ah orang dan
cara pengawasan terhadapnya (cara kerja dan sikapnya).

      B.     Kontrol  Proses Manajemen

Terdapat beberapa definisi mengenai proses, antara lain :

A.    Merupakan konsep pokok dalam sistem operasi, sehingga masalah manajemen proses adalah masalah utama dalam perancangan sistem operasi.

B.     Proses adalah program yang sedang dieksekusi.

C.     Proses adalah unit kerja terkecil yang secara individu memiliki sumber daya dan dijadwalkan oleh sistem operasi.

Proses pengendalian dilakukan secara bertahap dengan langkah-langkah berikut :

      1.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan dasar pengendalian.

      2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

      3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

      4.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Sumber :

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Kadarman, A.M. et.al. 1996. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta, Gramedia.

H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.

Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.

Herujito Yayat, M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo

Tulisan ke - 8

Mengendalika Fungsi Manajemen

      A.    Definisi Mengendalikan (Controlling)

Pengertian Controlling di dalam bahasa Indonesia dapat ditafsirkan sebagai pengawasan atau pengendalian sehingga dalam bahasa Inggris pengertian pengawasan dan pengendalian tetap dipergunakan dengan Istilah controlling. Controlling baik yang dalam pengertian pengawasan atau pengendalian oleh sebagian besar masyarakat sering ditafsirkan sebagai usaha dari manajer atau lembaga pengawasan sebagai kegiatan untuk mencari kesalahan. Padahal fungsi pengawasan atau pengendalian tersebut adalah sebagai salah satu keguatan untuk mengadakan perbaikan bila hasil atau jasa yang sudah distandarisasi itu tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan.

Standarisiasi merupakan salah satu tindakan awal dari proses perencanaan dan standar itu harus terandalkan dan dapat dipercayai sebagai dasar untuk mengevaluasi dan membandingkan dalam kegiatan pengawasan. Standarisasi dari proses perencanaan ditujukan untuk pencapaian
sasaran atau efektifitas organisasi. Sedang kontrol baik dalam pengertian pengawasan atau pengendalian itu lebih difokuskan pada hasil atau produktifitas baik yang berupa barang atau jasa agar hasil usaha suatu organisasi itu sangat efisien.

Jadi kontrol dapat disimpulkan lebih memusatkan pada efisiensi dan perencanaan atau planning lebih memusatkan pada efektivitas.

Beberapa pakar memberikan definisi controlling sebagai berikut:

             a.       George R. Terry

Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tindakan korektif, bila diperlukan, untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

            b.      Newman

Pengawasan adalah suatu usaha untuk menjamin agar pelaksanaan sesuai dengan rencana.
c. Henry Fayol

Pengawasan terdiri dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah terulangnya kembali.       d. Soejamto

Segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui sasaran obyek yang diperiksa.
e. Sondang Siagian

Proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar dimana pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya

f. Soekarno K

Suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.

Fungsi pengendalian melibatkan beberapa elemen :

A.    Menetapkan standar prestasi kerja.

B.     Mengukur prestasi saat ini.

C.     Membandingkan prestasi ini dengan standar yang telah ditetapkan.

D.    Mengambil tindakan korektif bila ada deviasi yang dideteksi

B.     Langkah-langkah Dalam Kontrol

Langkah-langkah proses pengendalian :

           1.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

           2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

           3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

           4.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-benar realistis atau tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.

Cara-cara pengendalian :

      1.      Pengawasan langsung.

Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan dengan benar dan

hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :

a.       Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat.

b.      Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.

c.       Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.

d.      Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.

e.       Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).
Keburukan :

a.       Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.

b.      Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.

c.       Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report)

      2.      Pengawasa tidak langsung

Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :

a.       Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya perencanaan, kebijaksanaan, dan lain-lain.

b.      Biaya pengawasan relatif kecil.

c.       Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.

Keburukan :

a.       Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.

b.      Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.

c.       Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.

3. Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

Sumber :

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Kadarman, A.M. et.al. 1996. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta, Gramedia.

H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.

Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.

Herujito Yayat, M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo.

Tulisan ke - 7

Actuating Dalam Manajemen

C. Prinsip Actuating

Pengarahan atau penggerakan (actuating) merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

      a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

       b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

      c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

D. Mencapai Actuating Managerial yang Efektif

Ada beberapa petunjuk untuk mencapai motivasi yang efisien, dalam bidang management, diantaranya:

1. Usaha agar orang-orang merasa dirinya penting
2. Usahakanlah untuk mengetahui perbedaan-perbedaan individu.
3. Usahakan agar saudara menjadi pendengar yang baik.
4. Hindarkan timbulnya perdebatan-perdebatan.
5. Hormatilah perasaan orang lain.
6. Gunakanlah pertanyaan/percakapan untuk mengajak orang-orang bekerja keras.
7. Janganlah berusaha untuk mendominir.
8. Ingatlah bahwa kebanyakan orang-orang adalah tamak.
9. Praktekanlah management partisipatif
10. Berikanlah perintah-perintah jelas dan lengkap.
11. Gunakanlah instruksi-instruksi
12. Selenggarakan pengawasan (supervisi) yang efektif.

Sumber :

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Kadarman, A.M. et.al. (1996). Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta, Gramedia.

Mulyono. (2008). Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media. 

Gibson, Ivancevich, Donnely. (1997). Organisasi: Perilaku, Struktur,  Proses, Jakarta: Binarupa Aksara, (terjemahan).

Yukl.G. (1994). Kepemimpinan Dalam Organisasi, Prenhallindo, Jakarta. Edisi bahasa Indonesia