Tulisan ke-2

Perencanaan Penetapan Manajemen

    A.   Definisi perencanaan (planning)

Perencanaan adalah memilih dan menghubung-hubungi kenyataan dalam kita membayangkan dan merumuskan tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diingini atau diinginkan. Rumusan ini dapat disimpulkan seperti,

    a. Perencanaan harus didasarkan pada kenyataan, pada data dan keterangan yang konkrit, tidak pada bagaimana maunya kita, keinginan kita dan sebagainya.

    b. Perencanaan adalah suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imaginasi dan kesanggupan melihat ke depan.

     c. Perencanaan mengenai zaman datang dan tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan jika ada rintangan-rintangan tiba-tiba muncul atau kesulitan-kesulitan mengganggu lanacarnya usaha.

Definisi  perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :

1. Penentuan tujuan yang akan dicapai.
2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.

     B.     Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan

Langkah-langkah dalam perencanaan, dimana secara garis besarnya terdiri dari empat langkah dasar perencanaan yang bisa diterapkan untuk semua tipe jenajang organisasi/ lembaga/ institusi. Langkah-langkahnya antara lain adalah :

Menetapkan sasaran : Kegiatan perencanaan dimulai dengan menetapkan apasaja yang ingin dicapai oleh organisasi, tanpa dasar yang jelas, sumber daya yang ada akan meluas menyebar dengan menetapkan prioritas dan merinci serta mengkalkulasi sasaran secara jelas maka organisasi dapat mengarahkan sega sumber daya yang lebih efektif dan efisien serta tepat guna dan tepat sasaran. Tugas pokok dan fungsi harus sudah ada, jika sudah memiliki tupoksi yang jelas, maka akan semakin memudahkan untu membuat sasaran yang bisa dipakai untuk satu tahun kedepan maupun sasaran yang ingin dicapai dalam lima tahuan kedepan.

Merumuskan Posisi Organisasi : Posisi organisasi saat ini diman pimpinan harus tahu dengan posisi organisasinya saat ini. Sumber daya apa yang dimiliki organisasinya saat ini. Barulah rencana dapat disusun setelah diketahui posisi organisasinya, kekuatan-kekuatan yang akan melaksanakan dari apa-apa yang telah direncanakan dengan mengetahui keuangan dan statistic organisasi saat ini.

Mengidentifikasi berbagai faktor : Mengetahui factor-faktor pendukung dan penghambat selanjutnya perlu diketahui factor-faktor baik dari dalam maupun yang datang dari luar yang diperkirakan dapat membantu dan mendukung serta yang menghambat organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Diakui mengetahui lebih mudah keadaan yang terjadi saat ini dibandingkan meramal peluang yang akan didapat di masa yang akan datang. Dan unsure utama dalam perencanaan yang paling sulit adalah melihat kedepan. Namun biarbagaimanapun harus ditunjang dengan sikap optimis.

Menyusun langkah-langkah untuk mencapai sasaran : Langkah terakhir dalam menyusun perencanaan adalah mengembangkan berbagai kemungkinan alternative atau langkah yang diambil untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan, mengevaluasi alternative ini dengan memilih mana yang baik dan mana yang dianggap cocok dan memuaskan.

Perencanaan bukanlah semata-mata fungsi top manajemen. Setiap manajer harus membuat rencana untuk dilaksanakan dalam wewenangnya dan bidangnya bekerja. Rencana dapat mengambil bentuk bermaca-macam, sebagai berikut :

   1.    Kebijaksanaan (policy) dari pimpinan, yang menjadi pedoman dalam pemikiran dan penindakan bawahannya. Mereka tidak mutlak mengikuti saja kebijaksanaan itu, karena policy tidaklah dapat diperinci, maka bagi mereka diberi ruang untuk menafsirkan dan mempertimbangkannya dalam tindakan-tindakannya sehari-hari.

     2.      Prosedur, ini adalah rencana yang meliputi pemilihan tindakan yang harus diambil kelak. Umpamanya : pengeluaran biaya oleh seorang eksekutif atau pedagang keliling harus melalui suatu prosedur tertentu. Demikian pula pengambilan cuti oleh pegawai dan buruh dan lainnya.

     3.      Budget, suatu ikhtisar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil itu, yang dicatat dalam angka-angka. Bahwa pembuat budget ini adalah suatu rencana yang penting sekali.

      4.      Program, adalah campuran antara kebijaksanaan dan prosedur yang biasanya didukung oleh budget dan dimaksudkan untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan di masa dekat atau untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan di masa dekat atau jauh. Yang kita maksudkan dengan rencana dalam hal ini meliputi policy, prosedur budget dan program pula.

Ada aliran yang berpendapat, bahwa rencana dan pelaksanaannya harus dimasukkan ke dalam satu bagian, seperti ini :

     a.      Karena rencana (planning) dan pelaksanaannya (operating) adalah erat berhubungan satu sama lain, maka tidaklah bijaksana, jika kedua fungsi itu ditempatkan dalam masing-masing bagian.

     b.      Menyatukan kedua fungsi itu dalam satu tangan akan menyebabkan rencana dapat dibuat secara fleksibel dan cepat dapat disesuaikan dengan berobahnya keadaan.

     c.       Diketahui dari pengalaman kekurangan-kekurangan dari rencana yang lalu.

    d.      Dengan penyatuan hal di atas itu, maka kita dapat mendidik eksekutif dengan suatu sikap yang seimbang dan selaras.

Rencana itu harus memuat uraian yang mendalam sampai ke detail-detailnya. Oleh manajer ditentukan pekerjaan mana harus dikerjakan oleh siapa, bilamana pekerjaan itu dimulai dan dilaksanakan. Untuk mencapai ikhtisar yang jelas, perlu pula diadakan suatu “time-schedule”, yang membuat keterangan-keterangan tentang waktu dan sebagainya bagi tiap-tiap bagian rencana. 

Sumber : K, Soekarno, (1986), Dasar Dasar Manajemen, Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil, (1981), Manajemen Suatu Pengantar, Jakarta : Ghalia Indonesia.

Munandar, ashar sunyoto, (2001), Psikologi Industri dan Organisasi, Jakarta : Universitas Indonesia Pres.

Suandy, Erly, (2003), Perencanaan Pajak, Edisi Revisi, Salemba Empat : Jakarta.

Tulisan 1

Pengantar

    A.   Apa itu manajemen?

Manajemen adalah proses, dengan mana pelaksanaan dari pada suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

Manajemen juga berarti adalah fungsi dari pada dewan manajer (biasanya dinamakan manajemen), untuk menetapkan politik kebijaksanaan mengenai apa macam produk yang akan dibuat, bagaimana membiayainya, menyalurkannya, memberikan service, dan memilih serta melatih, pegawai dan lain-lain faktor yang mempengaruhi kegiatan suatu usaha.

Manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu. Berhasil atau tidaknya manajemen itu tergantung pada soal, hingga mana tujuan yang ditetapkan terdahulu itu tercapai.

Manajemen berdasarkan ilmu adalah manajemen yang berisi ilmu dan dilaksanakan dengan menggunakan ilmu pengetahuan dan metode keilmuan. Alat-alat yang dipergunakan pada ilmu pengetahuan seperti riset, penyelidikan dan eksperimen, dipergunakan dalam berbagai bidang manajemen. Penyelidikan dilakukan dalam membuat lay-out perusahaan, design peralatan dan membuat studi gerak dan waktu. Di lapangan personalia dilakukan penyelidikan psikilogis tentang tingkah dan laku para pekerja sebagai kelompok dan perorangan, dibuat analisa mengenai tingkah laku mereka baik di dalam maupun di luar jam bekerja, serta dipelajari hubungan dan pengaruh timbale balik antara perusahaan dan daerah sekitarnya.

Menurut Taylor, manajemen ditakdirkan untuk menjadi suatu seni, dan banyak unsure-unsur yang kini dikira berada di luar bidang pengetahuan eksak, tidak lama lagi akan distandardisasi, dijadikan tabel, diterima dan dipakai, seperti halnya dengan banyak unsure teknis. Manajemen akan dipelajari sebagai suatu seni dan akan bersandar pada prinsip-prinsip yang dirumuskan dengan tegas dan jelas, dan tidak pad aide samar-samar yang muncul dari pada observasi yang terbatas dalam satu dua organisasi yang diketahui oleh si individu.  

Jika ditarik kesimpulan, manajemen adalah suatu proses, kegiatan, usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain.

      

      B.     Apa itu kepemimpinan?

Setiap bawahan menginginkan seorang pemimpin (leader) yang bukan saja secara teoritis memiliki syarat-syarat kepemimpinan umum dan khusus serta memiliki technical know how, akan tetapi lebih dari pada itu justru yang terpenting adalah penerapannya sehingga benar-benar kepemimpinannya dapat dirasakan dan berpengaruh langsung kepada bawahan.

Diakui bahwa menguasai dan mendalami teori-teori kepemimpinan relatif lebih mudah dari pada merealisasikan dalam praktek. Pada prakteknya masih banyak dijumpai berbagai hal yang sering kali tidak terdapat dalam teori.

Menurut Terry tipe pemimpin ada 6 macam :

     1.  Tipe pribadi. Kepemimpinan pribadi dibuktikan oleh adanya kontak pribadi yang langsung dari si pemimpin dengan orang-orangnya. Kepemimpinan semacam ini biasanya sangat efektif di dalam usaha apapun, baik yang kecil, maupun yang besar sekali.

      2.  Kepemimpinan yang non-pribadi. Pemimpin tidak dirasakan langsung, melainkan liwat bawah-bawahnnya, atau melalui cara-cara yang non-personal seperti rencana, instruksi, sumpah dan janji “Interaction” (saling hubungan) antara pemimpin dan bawahannya berjalan tidak-langsung, jadi lambat.

    3. Kepemimpinan otoriter. Pemimpin seperti ini menganggap leadership sebagai haknya, dan berpendapat bahwa ia dapat menentukan apa dan bagaimana sesuatu harus dikerjakan. Pengawasannya sangat tegang pula.

4.      Kepemimpinan yang demokratis. Golongan bawahannya turut serta memberikan pendapat mereka. Ini mempunyai kebaikannya, terutama jika anggota-anggota golongan itu sendiri adalah orang-orang yang cakap dan cerdas. Jika tidak demikian, atau jika mereka tidak mempunyai keinginan untuk bekerjasama, dan mengejar cita-cita yang murni, maka tipe ini akan gagal pula. 
5.      Kepemimpinan yang paternalistis (serba datuk). Pemimpin menjaga kepentingan bawahannya seperti seorang datuk mengasuh kemenakannya atau anak semangnya : melindungi, menjuruskan, memimpin. Biasanya kepercayaan akan diri sendiri dan kesanggupan sendiri dari pada bawahannya tidak dapat berkembang.

   6.Kepemimpinan yang terdapat di dalam rombongan-rombongan yang setujuan seperti dari suatu perkumpulan sepakbola yang sedang berlatih. “Interaction” di sini lebih intens dari pada yang tipe pertama.

Sifat yang penting bagi seorang pemimpin adalah

       a.       Penuh energi, baik rohani maupun jasmani dan dapat bergiat terus-menerus.

      b.      Mempunyai stabilitas dalam emosi dan perasaan, artinya : seorang pemimpin tidak boleh berprasangka, berpikir jelek tentang orang-orang bawahannya, ia tidak boleh lekas naik pitam, sebaliknya percaya pada diri sendiri harus cukup ada.

     c.       Mempunyai pengetahuan yang luas tentang hubungan manusia. Oleh karena pekerjaannya yang utama erat bersangkutan dengan orang, maka ia harus mengetahui banyak tentang manusia dan hubungan antar manusia.

    d.      Keinginan untuk menjadi pemimpin harus menjadi daya pendorong yang muncul dari dalam dan tidak didesakkan dari luar. Ia harus mengungkapkan dan memancarkan enthusiasm dalam bekerja.

     e.       Mempunyai kemahiran dalam mengadakan komunikasi (secara lisan maupun tulisan).

     f.       Mempunyai kecakapan mengajar, karena seorang pemimpin tulen harus pula memberikan semangat pada orang-orangnya, ia harus pula dapat memperkembangkan lain orang dan memajukannya.    

   g.  Mempunyai kemahiran di bidang sosial supaya terjamin kepercayaan dan kesetiaan dari pada orang-orangnya, ia harus bersifat suka menolong, senang jika orang-orangnya maju, bersifat peramah dan dapat menghargai pendirian orang lain.

  h. Mempunyai kecakapan-kecakapan teknis, untuk merencana, menyusun organisasinya, mendelegasi kekuasaan, mengambil keputusan, mengawasi dan meneliti dan seterusnya.

Sumber :

K, Soekarno, (1986), Dasar Dasar Manajemen, Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil, (1981), Manajemen Suatu Pengantar, Jakarta : Ghalia Indonesia.

Munandar, ashar sunyoto, (2001), Psikologi Industri dan Organisasi, Jakarta : Universitas Indonesia Pres.

Suandy, Erly, (2003), Perencanaan Pajak, Edisi Revisi, Salemba Empat : Jakarta.