Tulisan ke-2

Perencanaan Penetapan Manajemen

    A.   Definisi perencanaan (planning)

Perencanaan adalah memilih dan menghubung-hubungi kenyataan dalam kita membayangkan dan merumuskan tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diingini atau diinginkan. Rumusan ini dapat disimpulkan seperti,

    a. Perencanaan harus didasarkan pada kenyataan, pada data dan keterangan yang konkrit, tidak pada bagaimana maunya kita, keinginan kita dan sebagainya.

    b. Perencanaan adalah suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imaginasi dan kesanggupan melihat ke depan.

     c. Perencanaan mengenai zaman datang dan tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan jika ada rintangan-rintangan tiba-tiba muncul atau kesulitan-kesulitan mengganggu lanacarnya usaha.

Definisi  perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :

1. Penentuan tujuan yang akan dicapai.
2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.

     B.     Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan

Langkah-langkah dalam perencanaan, dimana secara garis besarnya terdiri dari empat langkah dasar perencanaan yang bisa diterapkan untuk semua tipe jenajang organisasi/ lembaga/ institusi. Langkah-langkahnya antara lain adalah :

Menetapkan sasaran : Kegiatan perencanaan dimulai dengan menetapkan apasaja yang ingin dicapai oleh organisasi, tanpa dasar yang jelas, sumber daya yang ada akan meluas menyebar dengan menetapkan prioritas dan merinci serta mengkalkulasi sasaran secara jelas maka organisasi dapat mengarahkan sega sumber daya yang lebih efektif dan efisien serta tepat guna dan tepat sasaran. Tugas pokok dan fungsi harus sudah ada, jika sudah memiliki tupoksi yang jelas, maka akan semakin memudahkan untu membuat sasaran yang bisa dipakai untuk satu tahun kedepan maupun sasaran yang ingin dicapai dalam lima tahuan kedepan.

Merumuskan Posisi Organisasi : Posisi organisasi saat ini diman pimpinan harus tahu dengan posisi organisasinya saat ini. Sumber daya apa yang dimiliki organisasinya saat ini. Barulah rencana dapat disusun setelah diketahui posisi organisasinya, kekuatan-kekuatan yang akan melaksanakan dari apa-apa yang telah direncanakan dengan mengetahui keuangan dan statistic organisasi saat ini.

Mengidentifikasi berbagai faktor : Mengetahui factor-faktor pendukung dan penghambat selanjutnya perlu diketahui factor-faktor baik dari dalam maupun yang datang dari luar yang diperkirakan dapat membantu dan mendukung serta yang menghambat organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Diakui mengetahui lebih mudah keadaan yang terjadi saat ini dibandingkan meramal peluang yang akan didapat di masa yang akan datang. Dan unsure utama dalam perencanaan yang paling sulit adalah melihat kedepan. Namun biarbagaimanapun harus ditunjang dengan sikap optimis.

Menyusun langkah-langkah untuk mencapai sasaran : Langkah terakhir dalam menyusun perencanaan adalah mengembangkan berbagai kemungkinan alternative atau langkah yang diambil untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan, mengevaluasi alternative ini dengan memilih mana yang baik dan mana yang dianggap cocok dan memuaskan.

Perencanaan bukanlah semata-mata fungsi top manajemen. Setiap manajer harus membuat rencana untuk dilaksanakan dalam wewenangnya dan bidangnya bekerja. Rencana dapat mengambil bentuk bermaca-macam, sebagai berikut :

   1.    Kebijaksanaan (policy) dari pimpinan, yang menjadi pedoman dalam pemikiran dan penindakan bawahannya. Mereka tidak mutlak mengikuti saja kebijaksanaan itu, karena policy tidaklah dapat diperinci, maka bagi mereka diberi ruang untuk menafsirkan dan mempertimbangkannya dalam tindakan-tindakannya sehari-hari.

     2.      Prosedur, ini adalah rencana yang meliputi pemilihan tindakan yang harus diambil kelak. Umpamanya : pengeluaran biaya oleh seorang eksekutif atau pedagang keliling harus melalui suatu prosedur tertentu. Demikian pula pengambilan cuti oleh pegawai dan buruh dan lainnya.

     3.      Budget, suatu ikhtisar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil itu, yang dicatat dalam angka-angka. Bahwa pembuat budget ini adalah suatu rencana yang penting sekali.

      4.      Program, adalah campuran antara kebijaksanaan dan prosedur yang biasanya didukung oleh budget dan dimaksudkan untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan di masa dekat atau untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan di masa dekat atau jauh. Yang kita maksudkan dengan rencana dalam hal ini meliputi policy, prosedur budget dan program pula.

Ada aliran yang berpendapat, bahwa rencana dan pelaksanaannya harus dimasukkan ke dalam satu bagian, seperti ini :

     a.      Karena rencana (planning) dan pelaksanaannya (operating) adalah erat berhubungan satu sama lain, maka tidaklah bijaksana, jika kedua fungsi itu ditempatkan dalam masing-masing bagian.

     b.      Menyatukan kedua fungsi itu dalam satu tangan akan menyebabkan rencana dapat dibuat secara fleksibel dan cepat dapat disesuaikan dengan berobahnya keadaan.

     c.       Diketahui dari pengalaman kekurangan-kekurangan dari rencana yang lalu.

    d.      Dengan penyatuan hal di atas itu, maka kita dapat mendidik eksekutif dengan suatu sikap yang seimbang dan selaras.

Rencana itu harus memuat uraian yang mendalam sampai ke detail-detailnya. Oleh manajer ditentukan pekerjaan mana harus dikerjakan oleh siapa, bilamana pekerjaan itu dimulai dan dilaksanakan. Untuk mencapai ikhtisar yang jelas, perlu pula diadakan suatu “time-schedule”, yang membuat keterangan-keterangan tentang waktu dan sebagainya bagi tiap-tiap bagian rencana. 

Sumber : K, Soekarno, (1986), Dasar Dasar Manajemen, Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil, (1981), Manajemen Suatu Pengantar, Jakarta : Ghalia Indonesia.

Munandar, ashar sunyoto, (2001), Psikologi Industri dan Organisasi, Jakarta : Universitas Indonesia Pres.

Suandy, Erly, (2003), Perencanaan Pajak, Edisi Revisi, Salemba Empat : Jakarta.