Tulisan ke -3

Perencanaan Penetapan Manajemen

C. Manfaat Perencanaan

Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:

      A.    Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

      B.     Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama.

      C.     Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

      D.    Pemilihan berbagai alternatif terbaik.

      E.     Standar pelaksanaan dan pengawasan.

      F.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

      G.    Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

      H.    Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

      I.       Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

      J.        Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

      K.    Menghemat waktu, usaha dan dana.

D. Jenis Perencanaan Dalam Organisasi

1. Perencanaan Dari Dimensi waktu

a.       Perencanaan Jangka Panjang (Long Term Planning)

Perencanaan ini meliputi jangka waktu 3 tahun ke atas. Dalam perencanaan ini belum ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif, tetapi kepada proyeksi atau perspektif atas keadaan ideal yang diinginkan dan pencapaian keadaan yang bersifat fundamental.

b.      Perencanaan Jangka Menengah (Medium Term Planning)

Perencanaan ini melipiti jangka waktu antara 1sampai 3 tahun. Tetapi di Indonesia umunya lima tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran atau uraian perencanaan jangka panjang. Walaupin perencanaan jangka menengah ini masih bersifat umum, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan secara kuantitatif.

c.       Perencanaan Jangka Pendek (Short Term Planning)

Jangka waktunya kurang dari satu tahun. Perencanaan jangka pendek tahunan (annual plan) disebut juga perencanaan operasional tahunan (annual operational planning).

2.      Perencanaan dari Dimensi Spasial

      Perencanaan dilihat dari dimensi spasial adalah perencanaan yang memiliki karakter yang terkait dengan ruang dan batasan wilayah. Dari dimensi spasial ini dikenal perencanaan nasional, perencanaan regional, dan perencanaan tata ruang atau tata tanah.

            a.       Perencanaan Nasional

Perencanaan nasional adalah suatu proses penyusunan perencanaan berskala nasional sebagai konsensus dan komitmen seluruh rakyat Indonesia yang terarah, terpadu, menyeluruh untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur, memperhitungkan dan memanfaatkan sumber daya nasional dan memerhatikan perkembangan internasional.

            b.      Perencanaan Regional

Perencanaan regional adalah pilihan antar sektor dan hubungan antar sektor dalam suatu wilayah (daerah) sehingga disebut juga sebagai perencanaan daerah atau wilayah.

            c.       Perencanaan tata ruang

Perencanaan tata ruang adalah perencanaan yang mengupayakan pemanfaatan fungsi kawasan tertentu, mengembangkannya secara seimbang, baik secara ekologis, geografis, maupun demografis.

3.      Perencanaan dari Dimensi Tingkatan Teknis Perencanaan

a.  Perencanaan makro

Perencanaan makro adalah perencanaan tentang ekonomi dan nonekonomi secara internal dan eksternal. Perencanaan ekonomi makro meliputi berapa pendapatan nasional yang akan ditingkatkan, berapa tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan swasta, tingkat ekspor impor, pajak, bunga bank, dan sebagainya.

b. Perencanaa Mikro

Perencanaan mikro disebut juga pemetaan pendidikan. Perencanaan mikro pendidikan adalah perencanaan yang disusun dan disesuaikan dengan kondisi otonomi daerah di bidang mikro.

            c.       Perencanaan sektoral

Perencanaan sektoral adalah kumpulan progam dan kegiatan pendidikan yang mempunyai persamaan ciri dan tujuan. Perencanaan sektoral memproyeksikan sasaran pembangunan sektor pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan nasional yang telah ditentukan.

           d.      Perencanaan kawasan

     Perencanaan kawasan adalah perencanaan yang memerhatikan keadaan lingkungan kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan kompetitif tertentu. Dalam perencanaan kawasan, hal penting yang perlu mendapat perhatian adalah interaksi antardaerah.

          e.       Perencanaan proyek

    Perencanaan proyek adalah perencanaan operasional kebijakan dan pembangunan dalam rangka mencapai sasaran sektor dan tujuan.

4.      Perencanaan dari Dimensi Jenis

a.    Perencanaan dari atas ke bawah (top down planning)

      Perencanaan ini dibuat oleh pucuk pimpinan dalam suatu struktur organisasi, misalnya pemerintah pusat yang selanjutnya perencanaan tersebut disampaikan ke tingkat provinsi/kabupate/kota untu ditindak lanjuti.

b. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning)

Perencanaan ini dibuat oleh tenaga perencana di tingkat bawah dari suau struktur organsasi, misalnya dibuat di provinsi/kabupaten/kota utuk disampaikan ke pemerintah pusat.

            c.       Perencanaan menyerong ke samping (diagonal planning)

Perencanaan ini dibuat oleh pejabat lain bersama-sama dengan pejabat yang berada di level bawah di luar struktur oraganisasinya. Misalnya Depdiknas Jakarta Bappeda Provinsi membuat perencanaan pendidikan sektoral di daerah. Perencanaan ini juga disebut dengan perencanaan sektoral.

d.   Perencanaan mendatar (horizontal planning)

Perencanaan mendatar biasanya dibuat pada saat membuat perencanaan lintas sektoral oleh pejabat selevel. Misalnya perencanaan peningkatan sumber daya manusia melibatkan pejabat departemen pendidikan, departemen agama, departemen tenaga kerja dan transmigrasi departemen kesehatan dan departemen sosial.

e.    Perencanaan menggelinding (rolling planning)

Perencanaan menggelinding dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam bentuk perencanaan jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang.

f.     Perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and buttom-up planning)

Perencanaan ini di buat untuk mengakomodasi kepentingan pemerintah pusat dengan pemerintah provinsi/kabupate/kota. Oleh sebab itu, pembuatannya melibatkan partisipasi aktif kedua belah pihak.

5.      Perencanaa menurut ruang lingkupnya

a. Rencana Strategis (Strategic`Plan)

Yaitu rencana yang ditujukan pada kebutuhan jangka panjang organisasi dan menentukan secara komprehensif arah dari tindakan organisasi atau sub unit organisasi. Manajer memerlukan perencanaan khusus, yaitu perencanaan strategis. Karena perencanaan ini akan digunakan dalam penentuan misi utama organisasi dan membagi-bagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya. Sehingga perencanaan strategis dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, dikarenakan:

      1.      Perencanaan strategis merupakan tipe perencanaan yang terpenting.

      2.      Melakukan perencanaan strategis berarti menetapkan misi organanisasi secara jelas.

      3.      Perencanaan ini memungkinkan manajer mempersiapkan diri tehadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya.

Langkah-langkah penyusunan perencanaan startegis, yaitu:

     1.       Tentukan tujuan

    Manajer harus mementukan tujuan strategis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh misi, maksud, nilai-nilai, dan kekuatan serta kelemahan organisasi.

     2.      Analisa lingkungan

     Tujuan yang telah dibentuk harus dicek dan disesuaikan dengan keadaan lingkungan.

     3.      Menetapkan ukuran  

   Manajer harus menetapkan tujuan guna mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. Dengan ukuran akan memudahkan apakah kegiatan itu berhasil atau tidak.

     4.      Bandingkan rencana bawahan dengan rencana strategis

     Rencana-rencana yang telah dibuat oleh bawahan harus disesuaikan dengan rencana tingkat atas (rencana keseluruhan).

5.      Hilangkan perbedaan yang terjadi

      Jika antara manajemen tingkat bawah dan rencana strategis ada perbedaan, maka harus disamakan agar tidak ada perbedaan.

      6.      Memilih alternatif

      Manajer harus mampu memilih alternatif yang terbaik dan tepat.

      7.      Penerapan perencanaan strategis

     Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan kemudian dirinci kedalam kegiatan-kegiatan organisasi.

      8.      Mengukur dan mengawasi kemajuan

   Rencana yang telah dilakukan perlu diukur dan diawasi kemajuannya untuk menghindari terjadinya kegagalan-kegagalan.

b.    Rencana operasional (Operational plan)

      Yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis.

6.      Perencanaan menurut penggunaannya

A. Standing plan, yaitu rencana yang digunakan berulang-ulang.

1. Policies (kebijakan), yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan dan tindakan dalam keadaan tertentu.

2. Procedure, yaitu standing plan yang mengikuti urutan (kronologis) dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan dalam situasi tertentu.

3. Rules, peraturan yang spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak boleh dilakukan.

B. Single-use plan, yaitu rencana sekali pakai untuk setiap periode waktu.

1.  Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumber daya organisasi kedalam aktivitas, proyek, dan progam organisasi.

2. Project schedule, adalah rencana yang meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi.

3. Progams, adalah rencana organisasi yang menyeluruh yang menyangkut penggunaan sumber-sumber daya di masa yang akan datang.

Sumber :

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Suandy, Erly, (2003). Perencanaan Pajak, Edisi Revisi. Salemba Empat : Jakarta.

Usman, Husaini. (2008). Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Wiludjeng, SP Sri. (2007). Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.