Tulisan ke - 8

Mengendalika Fungsi Manajemen

      A.    Definisi Mengendalikan (Controlling)

Pengertian Controlling di dalam bahasa Indonesia dapat ditafsirkan sebagai pengawasan atau pengendalian sehingga dalam bahasa Inggris pengertian pengawasan dan pengendalian tetap dipergunakan dengan Istilah controlling. Controlling baik yang dalam pengertian pengawasan atau pengendalian oleh sebagian besar masyarakat sering ditafsirkan sebagai usaha dari manajer atau lembaga pengawasan sebagai kegiatan untuk mencari kesalahan. Padahal fungsi pengawasan atau pengendalian tersebut adalah sebagai salah satu keguatan untuk mengadakan perbaikan bila hasil atau jasa yang sudah distandarisasi itu tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan.

Standarisiasi merupakan salah satu tindakan awal dari proses perencanaan dan standar itu harus terandalkan dan dapat dipercayai sebagai dasar untuk mengevaluasi dan membandingkan dalam kegiatan pengawasan. Standarisasi dari proses perencanaan ditujukan untuk pencapaian
sasaran atau efektifitas organisasi. Sedang kontrol baik dalam pengertian pengawasan atau pengendalian itu lebih difokuskan pada hasil atau produktifitas baik yang berupa barang atau jasa agar hasil usaha suatu organisasi itu sangat efisien.

Jadi kontrol dapat disimpulkan lebih memusatkan pada efisiensi dan perencanaan atau planning lebih memusatkan pada efektivitas.

Beberapa pakar memberikan definisi controlling sebagai berikut:

             a.       George R. Terry

Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tindakan korektif, bila diperlukan, untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

            b.      Newman

Pengawasan adalah suatu usaha untuk menjamin agar pelaksanaan sesuai dengan rencana.
c. Henry Fayol

Pengawasan terdiri dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah terulangnya kembali.       d. Soejamto

Segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui sasaran obyek yang diperiksa.
e. Sondang Siagian

Proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar dimana pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya

f. Soekarno K

Suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.

Fungsi pengendalian melibatkan beberapa elemen :

A.    Menetapkan standar prestasi kerja.

B.     Mengukur prestasi saat ini.

C.     Membandingkan prestasi ini dengan standar yang telah ditetapkan.

D.    Mengambil tindakan korektif bila ada deviasi yang dideteksi

B.     Langkah-langkah Dalam Kontrol

Langkah-langkah proses pengendalian :

           1.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

           2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

           3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

           4.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-benar realistis atau tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.

Cara-cara pengendalian :

      1.      Pengawasan langsung.

Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan dengan benar dan

hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :

a.       Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat.

b.      Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.

c.       Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.

d.      Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.

e.       Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).
Keburukan :

a.       Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.

b.      Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.

c.       Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report)

      2.      Pengawasa tidak langsung

Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :

a.       Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya perencanaan, kebijaksanaan, dan lain-lain.

b.      Biaya pengawasan relatif kecil.

c.       Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.

Keburukan :

a.       Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.

b.      Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.

c.       Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.

3. Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

Sumber :

K, Soekarno. (1986). Dasar Dasar Manajemen. Jakarta : Miswar.

Panglaykim, j & Tanzil, hanzil. (1981). Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Kadarman, A.M. et.al. 1996. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta, Gramedia.

H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.

Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.

Herujito Yayat, M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo.